Datenschutzhinweise für Nutzerkonten

Stand: 06.09.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die auf dieser Seite beschriebenen Verarbeitungen ist:

Frederic Vollmers
Vollmers Digitalwerk
c/o IP-Management #10260
Ludwig-Erhard-Straße 18
20459 Hamburg
Kontakt: info@vollmers-digitalwerk.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür liegen nicht vor.

2. Abgrenzung der Rollen

Diese Anwendung wird Hausverwaltungen zur Bearbeitung von Schadenmeldungen bereitgestellt. Dabei sind zwei Verarbeitungen zu unterscheiden:

• Inhalte der Vorgänge (Schadenmeldungen, Fotos, Kommentare, Angebote): Hier verarbeitet der Betreiber die Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung der jeweiligen Hausverwaltung (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Verantwortlicher ist die Hausverwaltung.
• Nutzerkonten und Zugangssicherheit (Anmeldung, Passwörter, Missbrauchsabwehr, Vertragsabwicklung): Hier ist der Betreiber selbst Verantwortlicher. Nur darum geht es in diesen Hinweisen.

3. Verarbeitete Daten

Konten von Hausverwaltungen:

• Name der Hausverwaltung, Anschrift, Name und Funktion des Ansprechpartners
• E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer
• Passwort, ausschließlich als nicht rückrechenbarer Hashwert gespeichert
• Zeitpunkt der Registrierung, Freischaltung und der Zustimmung zu den Vertragsunterlagen
• Angaben zur Vertragsabwicklung (gebuchte Stufe, Rechnungen, Zahlungen)

Konten von Handwerksbetrieben:

• Firmenname, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer und Gewerk
• Passwort als Hashwert, sofern ein Passwort gesetzt wurde
• Zugangslinks, die in der Datenbank ebenfalls nur als Hashwert gespeichert sind

Bei jeder Nutzung zusätzlich:

• Fehlgeschlagene Anmeldeversuche mit gehashter IP-Adresse und gehashter Kennung (zur Abwehr automatisierter Angriffe)
• Protokoll der Foto-Zugriffe durch Handwerksbetriebe (Zeitpunkt, Betrieb, Foto, gehashte IP-Adresse)
• Server-Logfiles des Hosting-Dienstleisters (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse)

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung und Verwaltung des Zugangs, Abwicklung des Nutzungsvertrags: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Ansprechpartnern und Mitarbeitern des Vertragspartners sowie bei Handwerksbetrieben, die selbst nicht Vertragspartner sind, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Durchführung des Vertragsverhältnisses und an einem funktionierenden Zugang).
• E-Mails zur Kontoverwaltung (Freischaltung, Passwort zurücksetzen, Einladung eines Handwerksbetriebs): Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.
• Sicherheit des Betriebs (Begrenzung fehlgeschlagener Anmeldeversuche, Server-Logfiles, Protokollierung von Foto-Zugriffen): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwehr unbefugter Zugriffe) sowie Art. 32 DSGVO.
• Aufbewahrung von Rechnungen und steuerlich relevanten Unterlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Eine Nutzung dieser Daten zu Werbezwecken findet nicht statt. Es werden keine Newsletter versendet und keine Profile gebildet.

5. Empfänger

• ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich (Inhaber: René Münnich), Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, als Hosting-Dienstleister und Auftragsverarbeiter, Serverstandort Deutschland
• Steuerberatung und Finanzbehörden, soweit Rechnungsdaten betroffen sind und eine gesetzliche Pflicht besteht

Eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht.

5a. Unterstützung durch den Anbieter (Service-Modus)

Zur Unterstützung bei Störungen oder Rückfragen kann sich der Anbieter in den Bereich einer Hausverwaltung einwählen und dort dieselben Ansichten sehen wie die Hausverwaltung selbst. Das Passwort der Hausverwaltung wird dafür nicht benötigt und ist dem Anbieter auch nicht bekannt.

Jeder Zugriff wird protokolliert: welcher Mitarbeiter des Anbieters, für welche Hausverwaltung, Beginn und Ende sowie die IP-Adresse in gehashter Form. Die Hausverwaltung kann dieses Protokoll in ihrem Bereich einsehen. Während des Service-Modus sind Aktionen gesperrt, die in die Geschäftsbeziehungen der Hausverwaltung eingreifen, etwa das Versenden von Angebotsanfragen oder die Vergabe von Aufträgen. Die Protokolleinträge werden nach zwölf Monaten gelöscht.

6. Speicherdauer

• Kontodaten werden für die Dauer des Nutzungsverhältnisses gespeichert und nach dessen Beendigung gelöscht, spätestens dreißig Tage nach Vertragsende.
• Löschverlangen von Handwerksbetrieben: Verlangt ein Handwerksbetrieb die Löschung seiner Daten, prüft die Hausverwaltung, ob dem etwas entgegensteht. Hat der Betrieb nie einen Auftrag ausgeführt, werden seine Daten vollständig gelöscht – Stammdaten, Zugangsdaten, seine Angebote samt Anhängen und die zugehörigen Protokollzeilen. Hat er dagegen Aufträge ausgeführt, ist eine sofortige Löschung nicht möglich: Angenommene Angebote sind Geschäftsbriefe und unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (§ 147 Abgabenordnung acht Jahre, § 257 Handelsgesetzbuch sechs Jahre). In diesem Fall wird die Verarbeitung eingeschränkt (Art. 18 DSGVO): Der Zugang wird gesperrt, der Betrieb erscheint in keiner Liste mehr und erhält keine Anfragen; die Vorgänge selbst bleiben unverändert erhalten. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten gelöscht. Laufen zum Zeitpunkt des Verlangens noch Vorgänge, werden diese zuerst abgeschlossen.
• Einmalig angeschriebene Betriebe: Die Hausverwaltung kann eine Anfrage auch an einen Betrieb senden, der nicht in ihrer Liste steht. Firmenname und E-Mail-Adresse werden dafür gespeichert, damit die Anfrage zugestellt und der Vorgang nachvollzogen werden kann. Ein Zugang zur Plattform entsteht dabei nicht. Für die Löschung gilt dasselbe wie für die übrigen Handwerksbetriebe.
• Konten von Handwerksbetrieben: Entfernt die Hausverwaltung einen Handwerksbetrieb, wird dessen Zugang deaktiviert und das gespeicherte Passwort gelöscht; eine Anmeldung ist danach nicht mehr möglich. Firmenname und Kontaktdaten bleiben erhalten, solange sie einem Vorgang zugeordnet sind, damit nachvollziehbar bleibt, wer welchen Auftrag ausgeführt hat. Mit dem Vorgang werden sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist entfernt. Endet das Nutzungsverhältnis der Hausverwaltung, werden sie mit deren Daten vollständig gelöscht.
• Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden nach fünfzehn Minuten gelöscht.
• Gehashte IP-Adressen aus der Missbrauchsabwehr werden nach 24 Stunden gelöscht.
• Einträge des Foto-Zugriffsprotokolls werden nach zwölf Monaten gelöscht.
• Server-Logfiles des Hosting-Dienstleisters werden nach sieben Tagen gelöscht.
• E-Mail-Protokoll: Zu jeder versendeten E-Mail werden Empfängeradresse, Betreff, Art der Nachricht, Zeitpunkt und der Erfolg der Zustellung festgehalten. Das dient der Nachvollziehbarkeit bei Zustellproblemen. Inhalte der Nachrichten werden nicht gespeichert. Einträge, die zu einem Vorgang gehören, werden zusammen mit diesem gelöscht. Einträge, die an ein Konto statt an einen Vorgang gebunden sind – Einladungen und Passwort-E-Mails –, werden nach zwölf Monaten gelöscht.
• Rechnungen und steuerlich relevante Unterlagen werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt und anschließend gelöscht.

7. Sicherheit der Verarbeitung

Der Zugriff auf die Anwendung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (HTTPS). Passwörter werden nur als Hashwerte gespeichert, Zugangslinks für Handwerksbetriebe ebenfalls. Alle Anmeldebereiche sind gegen automatisiertes Durchprobieren geschützt. Hochgeladene Dateien werden verschlüsselt gespeichert und nur nach Prüfung der Berechtigung ausgeliefert. Zugangsdaten für Datenbank und Verschlüsselung liegen außerhalb des über das Internet erreichbaren Verzeichnisses.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO).

Wenden Sie sich hierfür an die oben genannte Kontaktadresse. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).

Betrifft Ihre Anfrage Daten aus einer Schadenmeldung, leiten wir sie an die zuständige Hausverwaltung weiter, da diese dafür Verantwortlicher ist.

9. Keine automatisierte Entscheidung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

10. Cookies

Diese Anwendung setzt nur ein technisch notwendiges Session-Cookie, das die Anmeldung und den Schutz der Formulare gegen missbräuchliche Absendung ermöglicht. Es werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies eingesetzt und keine Dienste Dritter eingebunden.

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